Jika saat ini kamu memang bergelut dengan pekerjaan surat menyurat, jangan khawatir, kamu perlu membaca tips-tips dari LEC berikut ini:
1. Tulis surat dalam format yang benar. Format tersebut meliputi:
– subject (dalam email) atau perihal,
– pembukaan,
– isi surat memuat tujuan yang jelas dan terstruktur, dan
– penutup.
2. Meskipun suratnya singkat, yang penting maksud penulisan surat tertulis dengan jelas.
Tulis surat yang to the point dan tidak bertele-tele. Penerima suratmu mungkin akan menerima ratusan email, dan perlu waktu singkat untuk membacanya.
Kalau mengirim surat lamaran, jangan sertakan informasi yang nggak perlu dan nggak perlu banyak kata untuk menyanjung perusahaan terlalu tinggi. Jangan tambahkan informasi yang sudah kamu cantumkan di CV.
3. Gunakan subject yang berkaitan dengan isi surat.Trik ini bisa membantu suratmu cepat dibaca. Tetapi jangan juga terlalu agresif dengan mengubah semua huruf menjadi kapital semua, atau menambahkan kata-kata: READ PLEASE, URGENT (kalau nggak mendesak banget, atau menambahkan banyak tanda seru yang membuat “subject email”-mu terlihat alay.
4. Jika kamu membalas email, tulis sedikit kalimat yang mengulas email sebelumnya yang kamu terima, sertakan jawaban atau ulasan sedetail mungkin dan tidak menyimpang.
Kalimat pembukaan bisa ditulis seperti di bawah ini:
“In reply to your question concerning…” atau
“I recently wrote to you about…”
5. Sebelum mengakhiri surat, kamu dapat menulis:
“I look forward to hearing from you” atau
“I hope we can discuss the issue…”, atau
“If you need any further assistance, do not hesitate to contact us.” sebagai kalimat yang menyarankan penerima email untuk menghubungi kamu jika mereka memerlukan informasi tambahan.
6. Double check lagi apa yang kamu tulis. Kemampuan proofreading sangat diperlukan disini, karena kalau sampai terjadi kesalahan gramatikal, tentu akan terkesan tidak profesional, bukan? Gunakan aplikasi spell-checker yang sudah bisa kamu temukan di smartphone atau hasil pencarian Google.
7. Meskipun kamu menyampaikan keluhan dalam isi surat, tetap gunakan bahasa yang sopan. Pakai kata-kata ‘‘modal verbs’ seperti would, could dan should agar tetap terkesan sopan.
8. Gunakan kata-kata yang familiar untukmu dan juga si penerima email. Jangan terlalu banyak menggunakan istilah berat.
9. Hindari penggunaan jargon, singkatan, bahasa slang, yang memungkinkan orang lain tidak mengerti dan terlihat kurang sopan. Penggunaan singkatan maksud saya disini, daripada menulis I’m, it’s you’re, lebih baik ditulis dengan I am, it is, you are, dan lain-lain.
Mau tahu info lengkap lainnya? Datang langsung ke Jl. Raya Sesetan Gang Taman Sari No 21, Sesetan Denpasar Selatan – Bali atau segera telepon ke nomor081237711123 untuk ikut kelas dengan penawaran menarik sekarang juga!
LEC BALI, We are your English solution!